Формула исполнимого поручения.
Кто виноват?
"Мой меч - твоя голова с плеч" - вот ключевой принцип менеджмента в наших краях последние тысячу лет. Но сегодня простые однообразные процедуры во многом автоматизированы, и чтобы выжить на рынке, нужно поручать коллегам всё более сложные и непонятные задачи.
Казалось бы, на эту тему написано множество трудов. Но не в наших традициях погружаться в литературу, когда вокруг аврал. Поэтому эксперты Сообщества Бизнес-Практиков подготовили для вас простую и ёмкую формулу исполнимого поручения. Это не только короткая последовательность шагов, это культура, которая способна изменить к лучшему бизнес и саму жизнь.
Сама формула поручения
Не будем откладывать, перейдём сразу к простой последовательности действий.
Шаг первый. Зачем это поручение нужно?
Ответить себе: зачем это поручение нужно моему отделу, направлению или бизнесу?
Шаг второй. Что я жду в результате?
Вообразить, как должен выглядеть результат исполнения поручения, и сформулировать этот результат. Есть хорошее упражнение: загадать желание об исполнении этого поручения для "золотой рыбки" так, чтобы она не смогла вас обмануть.
Шаг третий. Записать поручение с глагола:
1. Записать поручение своими руками туда, куда в любой момент может заглянуть исполнитель и добавить пару строк от себя. Это очень важно. В процессе короткой записи часто меняется сама суть поручения.
2. Начать с глагола в совершенной форме, например: Сделать, Договориться, Решить, вместо Делать или Обсудить. В тексте поручения уже должен быть указан полезный результат.
3. Использовать 5 слов и больше, записывать так, чтобы поручение было понятно и через два месяца.
4. Добавить отдельно в описание этого поручения наши ответы на вопросы "Зачем" и "Что жду" - это станет критерием приёмки результатов исполнения поручения. Эти ответы помогают исполнителю сориентироваться быстрее.
Шаг четвёртый. Спросить первый шаг у исполнителя:
1. Предложить исполнителю самому определить и записать первый шаг для выполнения этого поручения. В этот момент сразу становится понятно, насколько исполнитель понял поручение и насколько он готов к такой задаче.
2. Использовать для записи этого шага то же общедоступное место, где записано и само поручение. Первый враг руководителя - это личные блокноты подчиненных. Пока все записи скрыты в личных блокнотах, ни кто не узнает, как именно исполнитель понял свою задачу.
3. Научить команду записывать первые шаги в начале недели на планировании сразу ко всем актуальным поручениям. Чтобы отвечать на все вопросы разом без постоянных переключений руководителя.
Как использовать результат?
1. Проверить результат выполнения поручения и рассказать исполнителю очень коротко, как результат будет использован дальше. Это простая неденежная мотивация и простая проверка вовлечённости сотрудника.
2. Научиться проверять все результаты разом в конце недели вместе с командой. Это экономит силы руководителя на переключениях и помогает всем вместе определить следующие шаги по каждому выполненному поручению.
Вот и вся формула! А теперь полезные принципы и приёмы:
1. Представьте себя исполнителем этого поручения, когда пишите его. Воображайте, после того как запишите, как оно будет восприниматься в уме исполнителя. Учтите, что исполнитель не обладает всем вашим набором знаний и, главное, ощущений по теме поручения.
2. Не отправляйте поручение сразу. Сделайте семь вдохов и выдохов или хотя бы досчитайте до семи, а потом перечитайте поручение. Эти потраченные минуты сэкономят вам часы и дни за счёт качественного исполнения поручений.
3. Поручение - это важная часть работы руководителя, но не единственная. Нельзя становиться пленником формулирования идеальных поручений.
4. Поручение должно оставлять свободу для самоорганизации. Мы сами виновны в том, что подсаживаем коллег на "разжёванные" задачи для спинного мозга. После такого уже никакая работа не выполняется без пристального внимания руководителя.
5. Вовлечение - это самый важный принцип организации всей работы, он выходит за рамки формулы поручения. Для того, чтобы поручения выполнялись в срок и в соответствии с целями компании, сотрудники должны понимать, зачем это нужно им лично. Этого можно добиться через вовлечение в общие для всех ценности и цели. Например, обеспечить стабильность, добиться достойного результата, поднять уровень комфорта, победить общего врага, принять профессиональный вызов, сделать мир лучше в конкретном аспекте.
6. Любое дело нужно назвать, хотя бы для собственного понимания. Делайте короткие названия для больших поручений, их удобнее произносить вслух при обсуждении, чтобы не путаться. Поручение ценно, только если сотрудник его понимает. Оцените это, предложите пересказать коротко своими словами суть и назвать следующий шаг.
7. Поручение не должно вызывать ступор у исполнителя, даже если задача очень сложна. Из самой формулировки или описания должен следовать простой следующий шаг - с чего можно начать уже прямо сейчас.
8. Поручение будет выполнено гораздо охотнее, если сотруднику понятна его значимость, ясно, зачем оно сейчас нужно, какую цель преследует, и как будет использоваться результат.
9. Хорошо сформулированного поручения мало для достижения результата в работе команды. Важен выстроенный процесс с планированием, постоянной обратной связью, короткими этапами, демонстрацией результата и самоанализом команды.
А теперь примеры: семь типов поручений, которые точно не будут выполнены в срок
1. Поручения, которые состоят из двух слов: "Подготовить отчёт". Какой отчёт? Для кого, когда?
2. Поручения, которые записаны только по личным блокнотам, а не в едином общедоступном месте. Неизвестно, что именно каждый записал себе, одинаково ли все друг друга поняли.
3. Поручения, которые начинаются с существительного, а не с глагола, например: "Письмо с рекламацией по продукции". Что сделать с этим письмом? Прочитать? Написать? Переслать?
4. Поручения, лишённые понятного для всех приоритета. Размеченные значками и цветами для подчеркивания важности. Записанные в разных местах.
5. Поручения, которые были отправлены исполнителю с мыслью: "Это точно полезное дело, а зачем именно это нужно, он сам и разберётся".
6. Поручения, которые были отправлены исполнителю без понимания, что примерно должно получиться в результате: "Подготовить план-график по новой услуге". План с деньгами? С трудоёмкостью? Для презентации или для договора?
7. Поручения, наполненные непонятными подробностями, которые не оставляют свободы выбора хотя бы в малом: "В понедельник в два часа возьмешь черную папку, сядешь на трамвай 15, приедешь по адресу и запишешь все вопросы клиента по документам из сумки".
